Traiter une facture d'achat
Une facture d'achat est une facture que vous devez payer, par exemple celle du grossiste. Vous la saisissez ici, pour que la TVA (en néerlandais : btw) soit correcte et que le paiement puisse être rapproché par la suite.
Comment faire
- 1Allez dans Achats puis Factures d'achat et cliquez sur Nouvelle facture d'achat.
- 2Choisissez le fournisseur et indiquez le numéro de facture du fournisseur, par exemple 2026-0143.
- 3Choisissez la catégorie dont relèvent les coûts, par exemple Frais de bureau, Logiciels & hébergement, Sous-traitance & services ou Divers.
- 4Indiquez la date de facture et la date d'échéance.
- 5Indiquez le sous-total hors TVA et, à côté, le montant de TVA. Reprenez ces valeurs exactement telles qu'elles figurent sur la facture.
- 6Ajoutez le fichier de la facture, en PDF ou en photo. Vous avez ainsi la pièce justificative avec elle.
- 7Cliquez sur Enregistrer. La facture apparaît dans la liste avec le statut Ouverte.
Approuver ou rejeter
Une facture d'achat passe par quatre statuts : Ouverte, Approuvée, Payée et Rejetée. En haut de la liste, vous pouvez filtrer dessus.
Une facture au statut Ouverte comporte les boutons Approuver et Rejeter. Vous ne les voyez que si vous avez un rôle financier. Si vous travaillez avec un collègue qui s'occupe des achats, c'est lui qui saisit la facture et vous qui l'approuvez ensuite.
Si vous payez la facture depuis votre compte bancaire, rapprochez le débit de cette facture d'achat sous Banque. Elle passe alors sur Payée.
Bon à savoir
- Le champ Centre de coûts est facultatif. Si vous y indiquez quelque chose, par exemple Projet Sud ou Camionnette 3, cela apparaît comme centre de coûts dans le fichier destiné à votre comptable.
- Le fichier de la facture est conservé dans un espace de stockage protégé. Via Consulter dans la colonne Document, vous l'ouvrez avec un lien qui expire de lui-même.
- Les petites dépenses comme un stationnement ou un café n'ont pas leur place ici, mais sous Notes de frais. Cet écran est plus court et plus rapide.
Cela ne fonctionne pas ?
- Vous recevez le message indiquant que seules les factures d'achat au statut ouvert peuvent être modifiées.
- Dès qu'une facture est approuvée, rejetée ou payée, elle est verrouillée. C'est volontaire : sinon, on modifierait une facture à laquelle sont déjà rattachées une approbation et une écriture comptable. Si quelque chose ne va vraiment pas, rejetez-la et saisissez-la à nouveau.
- Les boutons Approuver et Rejeter n'apparaissent pas.
- L'approbation n'est possible qu'avec un rôle financier. Si vous ne les voyez pas, c'est que vous n'avez pas ce rôle. Demandez à un collègue ayant le rôle propriétaire ou responsable financier d'examiner la facture.
Dernière vérification le 28 août 2026
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