Eingangsrechnung verarbeiten
Eine Eingangsrechnung ist eine Rechnung, die du bezahlen musst, zum Beispiel vom Großhandel. Hier erfasst du sie, damit die MwSt. (niederländisch: btw) stimmt und die Zahlung später zuzuordnen ist.
So geht es
- 1Gehe zu Einkauf und dann Eingangsrechnungen und klicke auf Neue Eingangsrechnung.
- 2Wähle den Lieferanten und trage die Rechnungsnummer des Lieferanten ein, zum Beispiel 2026-0143.
- 3Wähle die Kategorie, unter die die Kosten fallen, etwa Bürokosten, Software & Hosting, Fremdleistungen & Dienste oder Sonstiges.
- 4Trage das Rechnungsdatum und das Fälligkeitsdatum ein.
- 5Trage die Zwischensumme ohne MwSt. ein und daneben den MwSt.-Betrag. Übernimm die Werte genau von der Rechnung.
- 6Füge die Rechnungsdatei hinzu, als PDF oder als Foto. So hast du den Nachweis gleich dabei.
- 7Klicke auf Speichern. Die Rechnung steht dann mit dem Status Offen in der Liste.
Genehmigen oder ablehnen
Eine Eingangsrechnung durchläuft vier Status: Offen, Genehmigt, Bezahlt und Abgelehnt. Oben in der Liste kannst du danach filtern.
Bei einer Rechnung mit dem Status Offen stehen die Schaltflächen Genehmigen und Ablehnen. Die siehst du nur, wenn du eine Finanzrolle hast. Arbeitest du mit einer Kollegin oder einem Kollegen, die oder der den Einkauf macht, dann erfasst diese Person die Rechnung und du gibst sie danach frei.
Bezahlst du die Rechnung von deinem Bankkonto, dann ordne die Abbuchung bei Bank dieser Eingangsrechnung zu. Dann springt sie auf Bezahlt.
Gut zu wissen
- Das Feld Kostenstelle ist optional. Trägst du dort etwas ein, zum Beispiel Projekt Süd oder Wagen 3, dann erscheint das als Kostenstelle in der Datei für deinen Steuerberater.
- Die Rechnungsdatei liegt in abgeschirmtem Speicher. Über Ansehen in der Spalte Dokument öffnest du sie mit einem Link, der von selbst wieder abläuft.
- Kleine Ausgaben wie Parken oder eine Tasse Kaffee gehören nicht hierher, sondern zu Belege. Dieser Bildschirm ist kürzer und schneller.
Klappt es nicht?
- Du bekommst die Meldung, dass nur Eingangsrechnungen mit dem Status offen bearbeitet werden können.
- Sobald eine Rechnung genehmigt, abgelehnt oder bezahlt ist, liegt sie fest. Das ist Absicht: sonst ändert sich etwas an einer Rechnung, unter der schon eine Freigabe und eine Buchung hängen. Stimmt wirklich etwas nicht, dann lehne sie ab und erfasse sie neu.
- Die Schaltflächen Genehmigen und Ablehnen sind nicht da.
- Genehmigen darf man nur mit einer Finanzrolle. Siehst du sie nicht, dann hast du diese Rolle nicht. Bitte eine Kollegin oder einen Kollegen mit der Rolle Eigentümer oder Finanzverantwortlicher, die Rechnung zu beurteilen.
Zuletzt geprüft am 28. August 2026
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