Inkoopfactuur verwerken
Een inkoopfactuur is een factuur die jij moet betalen, bijvoorbeeld van de groothandel. Hier voer je hem in, zodat de btw klopt en de betaling straks te koppelen is.
Zo doe je het
- 1Ga naar Inkoop en dan Facturen en klik op Nieuwe inkoopfactuur.
- 2Kies de leverancier en vul het factuurnummer van de leverancier in, bijvoorbeeld 2026-0143.
- 3Kies de categorie waar de kosten onder vallen, zoals Kantoorkosten, Software en hosting, Inhuur en diensten of Overig.
- 4Vul de factuurdatum en de vervaldatum in.
- 5Vul het subtotaal exclusief btw in en daarnaast het btw-bedrag. Neem die precies over van de factuur.
- 6Voeg het factuurbestand toe, als PDF of als foto. Zo heb je het bewijsstuk erbij zitten.
- 7Klik op opslaan. De factuur komt in de lijst te staan met de status Open.
Goedkeuren of afwijzen
Een inkoopfactuur doorloopt vier statussen: Open, Goedgekeurd, Betaald en Afgewezen. Bovenaan de lijst kun je daarop filteren.
Bij een factuur met de status Open staan de knoppen Goedkeuren en Afwijzen. Die zie je alleen als je een financiële rol hebt. Werk je met een collega die de inkoop doet, dan voert die de factuur in en keur jij hem daarna goed.
Betaal je de factuur vanaf je bankrekening, koppel de afschrijving dan aan deze inkoopfactuur bij Bank. Dan springt hij op Betaald.
Handig om te weten
- Het veld Kostenplaats is optioneel. Vul je daar iets in, bijvoorbeeld Project Zuid of Bus 3, dan verschijnt dat als kostenplaats in het bestand voor je accountant.
- Het factuurbestand staat in afgeschermde opslag. Via Bekijken in de kolom Document open je het met een link die vanzelf weer vervalt.
- Kleine uitgaven zoals parkeren of een kop koffie horen niet hier maar bij Bonnetjes. Dat scherm is korter en sneller.
Werkt het niet?
- Je krijgt de melding dat alleen inkoopfacturen met de status open bewerkt kunnen worden.
- Zodra een factuur is goedgekeurd, afgewezen of betaald, ligt hij vast. Dat is bewust: anders verandert er iets aan een factuur waar al een goedkeuring en een boeking onder hangen. Klopt er echt iets niet, wijs hem dan af en voer hem opnieuw in.
- De knoppen Goedkeuren en Afwijzen staan er niet.
- Goedkeuren mag alleen met een financiële rol. Zie je ze niet, dan heb je die rol niet. Vraag een collega met de rol eigenaar of financieel beheerder om de factuur te beoordelen.
Laatst nagelopen op 28 augustus 2026
Lees ook
Niet gevonden wat je zocht?
Stuur ons je vraag. Tijdens je proefperiode helpen we gratis mee, ook met overstappen.
Stel je vraag